Cas d’usage

Le World Café est un jeu pédagogique qui vise à reproduire l’ambiance d’un café d’où émergent des échanges et des débats par petits groupes pour stimuler l’intelligence collective autour d’une thématique choisie.

Comment fonctionne un World Café ?

Les participants sont répartis en groupes, dispersés sur plusieurs tables, chacune animée par un hôte. Chaque groupe échange, dessine, note des idées à propos de la problématique propre à sa table. A la fin du temps imparti, les groupes effectuent une rotation et passent d’une table à une autre. Les hôtes eux, restent à leur table pour briefer l’équipe suivante, présenter la problématique et les grands concepts retenus pour faciliter les connexions et relancer la réflexion. A l’issue de la dernière période, tous les participants se retrouvent pour la restitution, comme dans une réunion de quartier et les hôtes présentent les solutions retenues.

Préparer un World Café en ligne

La table principale

Elle sert de table d’accueil pour les participants. Vous pouvez y charger un contenu (ppt, pdf) pour présenter le déroulement du World Café et/ou y déposer une image pour représenter le plan de la salle par exemple.

Les sous-tables

Personnalisez-les pour que vos participants puissent se repérer dans l’espace. Définissez des couleurs et des textures. Remplacez les noms et/ou les descriptions des tables par les problématiques et/ou les noms de leurs hôtes (s’ils sont définis à l’avance).

Les droits

S’il n’est pas le propriétaire de l’espace, ajoutez le rôle d’administrateur au facilitateur (animateur principal) du World Café. Il pourra ensuite lui-même intervenir sur la personnalisation de l’espace, des tables, la gestion des rôles, des droits et des contenus.

Pour simplifier la gestion des prises de parole, ajoutez le rôle d’animateur à tous vos hôtes. Ils pourront s’exprimer et manipuler librement les contenus sur leur sous-table et sur la table principale lors de la restitution. Pour les participants, attribuez-leur le plus haut niveau de droits sur toutes les sous-tables pour qu’ils puissent collaborer et co-créer librement en revanche, vous pouvez, si vous le souhaitez, restreindre un peu plus leurs droits sur la table principale.

Animer un World Café à distance

L’accueil des participants

Sur la table principale, commencez par présenter le déroulement de l’atelier : choix du thème et des problématiques, les différents hôtes, les outils disponibles, le temps imparti… Invitez ensuite chaque hôte à rejoindre sa table, puis dispersez les participants en groupe sur les sous-tables.

nb : Si vous préférez définir le thème, les problématiques, les hôtes et les groupes en début d’atelier, vous pouvez tout à fait personnaliser les sous-tables et attribuer les rôles d’animateur en temps réel.

Les sous-groupes

Sur les sous-tables, chaque groupe dispose d’un certain temps pour échanger en visio sur sa problématique, avec l’aide de l’hôte qui reformule ou pose des questions pour relancer le débat. Le groupe peut utiliser différents outils pour recueillir ses idées :

• la note collaborative ou un Google Doc pour la prise de note,
• le tableau blanc ou d’autres outils collaboratifs tiers (Miro, Draft.io) pour co-créer.

Pendant ce temps, l’animateur principal peut se déplacer de table en table pour s’assurer que tout se passe bien ou aider ceux qui en ont besoin. A la fin du temps imparti, il envoie un message via l’Annonce publique pour initier la rotation des tables. Chaque groupe passe à la table suivante, les hôtes eux, restent sur leur table et résument les réflexions des groupes précédents avant de relancer les échanges.

La restitution

Lorsque les groupes sont passés sur toutes les tables, les participants sont invités à rejoindre la table principale. Chaque hôte présente alors le travail fourni sur sa table et les solutions proposées. Il peut aussi charger directement le contenu produit sur la table en le téléchargeant préalablement depuis sa sous-table.