Organiser et assister à un webinar
Bien préparer et animer son webinar
Le webinar est un outil de communication vidéo utile pour présenter un nouveau produit ou expliquer en profondeur une notion particulière d’un domaine en faisant jouer son statut d’expert par exemple. Qui intervient, qui anime, quel est le fil conducteur de la présentation : il y a de nombreux points à travailler lorsqu’on organise un webinar.
S’adressant à une large audience, il convient de bien saisir de quoi il s’agit pour pouvoir mettre en place des webinars performants de façon à ce qu’ils se transforment en puissants leviers marketing.
Qu’est-ce qu’un webinar ?
Un webinar définition (également appelé webinaire) est une conférence diffusée sur le web. Les internautes peuvent ainsi y assister depuis n’importe quel endroit (bureau, café, maison…) en s’étant préalablement inscrit pour y participer.
Généralement, il y a une ou deux personnes qui prennent la parole et animent le webinar. Le contenu délivré peut être de différents types :
- Promotion d’un produit ou d’un service de l’entreprise ;
- Partage de connaissances sur une pratique professionnelle particulière ;
- Initiation à un nouvel outil…
Si le nombre de personnes animant le webinar est limité, le nombre de participants peut varier selon les possibilités de la plateforme utilisée.
Ces derniers peuvent d’ailleurs réagir à ce qui est dit pendant le webinar en posant des questions à l’oral ou par écrit : cela dépend également de l’outil utilisé pour l’organisation et la diffusion du webinar.
Un webinar sur Glowbl
La solution proposée par Glowbl peut reproduire la logique du webinar. Une ou plusieurs personnes animent la session en partageant des supports de présentation tandis que l’audience est spectatrice.
Une représentation du groupe proche de la réalité
Ces mêmes individus sont représentés sous forme de grandes bulles : ils sont vus et entendus de tous grâce à la visioconférence.
L’audience quant à elle est représentée par des petites bulles. Chaque participant peut interagir par chat ou demander la parole à la volée pour poser des questions à l’oral.
Comment réussir un webinar ?
Organiser et réussir un webinar ne s’improvise pas. Il est essentiel de bien le préparer pour éviter les déconvenues.
Pour cela, un des premiers points à effectuer est de choisir la date et l’heure. Vous devrez ensuite :
- Déterminer le sujet du webinar ;
- Créer le plan du webinar en définissant la durée et les supports à utiliser ;
- Inviter si possible un expert du sujet abordé ;
- S’accorder avec l’expert sur le déroulement du webinar ;
- Préparer (en collaboration avec l’expert) les supports ;
- Préparer la landing page et la page d’inscription.
Selon la cible visée par ce webinar, il peut y avoir plus ou moins de travail à effectuer en amont.
Si l’idée est par exemple de présenter un nouveau logiciel pour que des prospects l’achètent, il est bon de préparer une offre commerciale limitée dans le temps et réservée aux participants.
Enfin, une des clés pour réussir un webinar est de produire une présentation fluide et dynamique.
Se réunir réellement
Chez Glowbl, la solution proposée pour réaliser un webinar offre une ergonomie qui permet aux spectateurs de ne pas se sentir seuls
Interagir et partager du contenu
En effet, les participants se voient et peuvent interagir entre eux. Glowbl permet également aux personnes animant le webinar de mettre en valeur leur expertise.
Ils peuvent partager tous types de contenus : documents, vidéos, photos, flux de webcam, application métier…
Testez en live Glowbl à travers l’un de nos webinars de découverte :
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Pourquoi organiser un webinar ?
Organiser un webinar présente de nombreux avantages, aussi bien financiers que logistiques, comparé à une conférence plus classique
Les séminaires en ligne offrent en effet la possibilité de convier un grand nombre de participants, gérer simplement leurs invitations, et échanger avec eux sans être limité par la taille et la capacité d’une salle.
De plus, l’organisation d’un webinar permet à une entreprise de se faire connaître, en mettant en avant son expertise et en crédibilisant sa marque. Ce mode de diffusion intégré à la communication externe de l’entreprise peut générer, pendant le webinar mais aussi après, de nouveaux leads.
Les participants répondent plus facilement présents puisqu’ils peuvent assister à ce séminaire de n’importe où (chez eux, dans un espace de co-working, chez un client, en voyage, au bureau…), leur évitant ainsi un déplacement parfois long, depuis l’étranger. L’organisation d’un webinar simplifie également la tenue des échanges : il n’y a pas besoin de matériel lourd, d’hôtesse d’accueil, ni de check-in à réaliser puisque les inscriptions peuvent se gérer de manière instantanée ou être organisées en amont.
Durant la conférence en ligne, chaque personne peut intervenir librement à l’oral ou via un chat. De son côté, l’animateur peut traiter chaque question de la façon dont il le souhaite, selon leur pertinence. Il peut également partager tous types de contenus avec ses interlocuteurs pour rendre le moment le plus interactif possible.
Une salle virtuelle telle une salle physique
Chez Glowbl, disposer d’une salle virtuelle est possible sans installer de logiciel
Une salle personnalisée graphiquement
Toutes les entreprises, petites, moyennes ou grandes, ont la possibilité de disposer d’un espace virtuel, de le personnaliser – avec leurs couleurs, par exemple – et de l’organiser comme bon leur semble.
L’espace en ligne Glowbl étant pérenne, il est possible de le réutiliser pour organiser de nouveaux webinars, quand vous le souhaitez.
Comment animer un webinar ?
Animer un webinar ne se limite pas uniquement à un exposé ou une présentation de quelques documents. Pour intéresser votre auditoire, donner envie aux participants d’être actifs, il faut rendre cette conférence en ligne dynamique, vivante.
Cela passe par une bonne préparation et des interventions rythmées. En amont, vérifiez bien que la date et l’horaire soient compatibles avec tous les participants, d’autant plus si certains sont à l’étranger. Préparez vos slides avec des visuels et des titres accrocheurs. Si vous organisez la conférence à plusieurs, calez vos interventions et documents avec les co-organisateurs.
Animer un webinar commence par créer un lien avec les participants, dès le départ. Demandez-leur, par exemple, s’ils vous entendent bien, s’ils ont déjà participé à un autre webinar. Ce rythme devra se ressentir tout au long de la conférence. Pour ce faire, variez les contenus (PowerPoint, photos, vidéos, supports internes à votre entreprise etc.), stimulez l’attention de vos interlocuteurs et invitez-les au dialogue ou au questionnement.
Animez vos échanges
Chez Glowbl, nos espaces en ligne permettent d’organiser et d’animer des webinars dynamiques : donnez la parole à vos participants ou échangez par chat.
Captivez votre audience
En plus de mener votre conférence de vive voix, vous pouvez illustrer vos propos en partageant très facilement des contenus différents sans forcément passer par un partage d’écran : documents, PowerPoint, vidéos, photos, vidéos Youtube, contenus des réseaux sociaux ou de vos réseaux internes, des applicatifs métiers, etc.
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Que faire des leads générés après un webinar ?
L’animation d’une conférence en ligne, intéressante et claire, est un moyen efficace d’obtenir des leads, des prospects et donc des clients potentiels. Pourquoi ?
Car le webinar permet à l’entreprise de promouvoir ses produits et services, en mettant en avant son expertise pour gagner en crédibilité. Mais que faire des leads générés après un webinar ? Pour gérer efficacement ces opportunités, il faut être bien préparé et réactif.
Définissez avec vos collaborateurs quels sont vos objectifs commerciaux, qui va s’occuper des leads générés après le webinar, avec quels outils, etc. De même, avant le premier contact, anticipez et renseignez-vous sur le client potentiel que vous allez appeler.
Essayez de savoir qui sera votre interlocuteur (DRH, commercial, etc.), s’il est intervenu durant le webinar, et quelles étaient ses questions et ses besoins.
Il est primordial de réagir rapidement et de contacter le lead généré dès que possible. Une prise de contact rapide augmente vos chances de convaincre votre prospect. Soyez convaincant et dynamique dès les premières phrases, à l’écoute du lead et proposez-lui des solutions adaptées à ses besoins. Et s’il ne veut pas s’engager tout de suite, rien de grave : vantez les mérites de votre marque et de vos produits, il pourra revenir vers vous plus tard.