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Organiser une réunion en ligne

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L’organisation de réunion en ligne est un atout de taille pour les entreprises. Au sein de vos locaux ou en déplacement, avec des collaborateurs internes ou externes, avec un client ou encore un prospect, l’outil permet de bénéficier d’un lieu virtuel de réunion et d’échange, à tout moment de la journée.

Pour clore un deal, négocier un contrat, effectuer un brief, travailler sur un projet collaboratif à deux ou en équipes, organiser une réunion en ligne permet à la fois de renforcer l’interactivité avec vos interlocuteurs et de bénéficier d’une réactivité optimale.

L’organisation de réunion en ligne est un atout de taille pour les entreprises. Au sein de vos locaux ou en déplacement, avec des collaborateurs internes ou externes, avec un client ou encore un prospect, l’outil permet de bénéficier d’un lieu virtuel de réunion et d’échange, à tout moment de la journée.

Pour clore un deal, négocier un contrat, effectuer un brief, travailler sur un projet collaboratif à deux ou en équipes, organiser une réunion en ligne permet à la fois de renforcer l’interactivité avec vos interlocuteurs et de bénéficier d’une réactivité optimale.

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Qu’est-ce qu’une salle de réunion en ligne ?


Une salle de réunion en ligne, ou salle de réunion virtuelle, est un espace virtuel donnant la possibilité à des interlocuteurs,
souvent géographiquement éloignés, d’échanger en temps réel.

Pour plus de simplicité :

Au sein de ces salles, les participants ont la possibilité d’interagir de différentes manières, en fonction de leurs besoins. Visioconférence, messagerie instantanée, partage de documents, partage d’écran, etc. : à chaque réunion ses outils.

Côté pratique, chaque participant est convié par le biais d’une invitation et peut quitter et revenir dans la salle de réunion virtuelle à sa guise.

Pour mieux s’adapter :

Les salles de réunion en ligne présentent plusieurs atouts, à commencer par l’adaptation aux nouveaux modes de travail au sein des entreprises, et notamment à l’apparition du télétravail. En donnant à ses salariés la possibilité de se joindre aux réunions virtuelles, l’entreprise contribue à développer ou renforcer leur sentiment d’appartenance.

Elles permettent en outre un gain de temps en réduisant le nombre de déplacements nécessaires des différents interlocuteurs.

Comme dans votre salle de réunion

Glowbl reproduit une véritable salle de réunion, appelée LiveStage, où chacun est libre de choisir sa place autour d’une table ainsi que son voisin.

Réunion en ligne sur Glowbl

Personnalisez votre salle virtuelle

À cela s’ajoute la possibilité de personnaliser la salle selon la charte graphique de l’entreprise (fond d’écran, logo, nom, etc.). Sur Glowbl, le fond d’écran correspond aux murs de la salle de réunion virtuelle, et le logo de l’entreprise à l’enseigne, par exemple.

Chaque caractéristique est conservée d’une visite à une autre.

Comment créer des salles de réunions ?

Quels types de réunions puis-je organiser ?


Optez pour une solution qui s’adapte à vos besoins et qui vous permet d’organiser plusieurs types de réunions à distance, notamment en visioconférence.

Vous pourrez, au cours de celles-ci, partager, selon les besoins, différents types de contenus et documents. Organisez :

Réunion d’information en ligne

Une réunion commerciale

Organisez efficacement des réunions commerciales, qu’il s’agisse de la clôture d’un deal, de la négociation d’un contrat, de la communication d’un brief : communiquez aisément avec vos clients, prospects et partenaires externes.

Réunion brainstorming en ligne

Une réunion de groupe ou un brainstorming

Choisissez d’organiser une réunion afin de travailler en équipe sur une problématique donnée. Ce type de réunion se caractérise par un important nombre d’interactions. Incitez les participants à être proactifs avec une plateforme à l’ergonomie engageante et simple d’utilisation.

Réunion d’échange en ligne

Un entretien d’embauche

Les entretiens d’embauche à distance se démocratisent. Cela permet aux recruteurs comme aux candidats de réduire leurs éventuels coûts de déplacement. Les candidats partagent leur CV et leur portfolio, tandis que les recruteurs ont la possibilité de faire intervenir un autre collaborateur, pour expertiser certaines compétences mises en avant par le candidat.

Interview de groupe en ligne

L’interview de groupe, ou la réunion d’information ascendante :

L’animateur interroge un groupe de personnes sur une thématique particulière afin de collecter le maximum d’informations sur le sujet.

Interagir en privé

Glowbl permet de faire des apartés durant les réunions.

Interagir en privé sur Glowbl

Parlez à certains interlocuteurs sans que les autres n’entendent ou envoyez-leur, si besoin, des messages via le service de chat privé.

Optez pour des salles permanentes publiques ou privées     Consultez nos offres

Organiser une réunion par projet ou par client :
quelle est la meilleure solution ?


Chaque projet professionnel est particulier. En fonction des situations, vous aurez besoin d’organiser une réunion propre à un projet avec vos collaborateurs, ou de créer des espaces pour collaborer avec vos clients.

Plus mobile avec la réunion en ligne

Pour chaque situation, des solutions existent ; les salles de réunion virtuelles offrent un support flexible, qui s’adapte à votre organisation et à vos besoins. Les espaces virtuels deviennent un atout pour votre entreprise en lui offrant plus de réactivité et en améliorant ses moyens de communication, en interne et avec ses clients.

En toute flexibilité

Avec Glowbl, vous avez la possibilité d’organiser vos réunions en ligne en fonction de vos besoins, de vos contraintes et de celles de vos collaborateurs en créant autant d’espaces virtuels que nécessaire.

Personnalisez votre salle de réunion sur Glowbl

Personnalisez chaque espace en fonction du projet ou du client concerné, adaptez le design, l’URL et invitez les participants en entrant leurs adresses e-mails.

Partage de contenu sur Glowbl

Vous avez également la possibilité de partager des contenus qui sont enregistrés dans votre espace virtuel, afin que vous puissiez y accéder à chaque nouvelle connexion.

Personnalisez l'url de votre salle sur Glowbl

Autre avantage : les espaces de réunion en ligne que vous générez sont permanents, permettant de se retrouver plus facilement pour débattre, travailler ensemble, prendre une décision ou simplement échanger au sein de votre équipe.

Vous souhaitez en savoir plus sur Glowbl ?

Voir la vidéo

Comment organiser une réunion commerciale en ligne au sein d’une entreprise ?


Les réunions commerciales sont généralement organisées de façon régulière dans une entreprise : une fois par mois, une fois par semaine, une fois par jour, etc. La fréquence varie selon les besoins de l’entreprise.

Organisez vos réunions commerciales à distance

Elles se déroulent souvent en présentiel mais dans certains cas, elles peuvent être organisées à distance grâce à un dispositif spécifique. En effet, certaines structures ont des pôles dans différentes villes, voire pays. Pour éviter de faire déplacer un ou plusieurs commerciaux pour une réunion, il est préférable d’organiser des réunions commerciales en ligne. De cette façon, tous les interlocuteurs sont réunis en ligne, afin d’échanger sur la stratégie commerciale de l’entreprise.

Par le biais des réunions commerciales, la direction commerciale est en mesure de connaître les avancées des équipes, mais aussi les difficultés auxquelles elles sont confrontées et les améliorations à apporter pour garantir la réussite de l’objectif commercial. Cela permet également de prévoir l’orientation commerciale à venir. Outre des avantages économiques concrets pour l’entreprise, les réunions commerciales sont des moments d’échanges favorisant l’intégration des équipes dans la vision générale de l’entreprise. Ces réunions visent à renforcer l’esprit d’équipe et à motiver les individus souvent isolés dans leur pratique commerciale.

Puisque le temps des équipes commerciales est précieux, les réunions commerciales doivent être organisées et préparées en amont par l’animateur de la réunion, afin d’éviter toute dispersion et digression lors des annonces et des échanges. Un ordre du jour doit être établi clairement et énoncé préalablement aux équipes.

Découvrez aussi comment développer ses relations clientèle en ligne

En savoir plus

Travailler en collaboration

Grâce à Glowbl, vous pouvez organiser des réunions commerciales en ligne aussi vivantes qu’en vrai.

Interagissez à plusieurs

Interagissez jusqu’à 20 collaborateurs sur Glowbl

Pour une expérience optimisée, vous pouvez vous retrouver en simultané jusqu’à 20 collaborateurs internes et externes.

Partagez vos documents

Partagez vos documents sur Glowbl

Pendant la réunion, les participants peuvent partager, changer et visualiser des contenus en direct : présentations, documents, contrats…

Peut-on inviter des personnes externes à une réunion d’équipe ?


Si les réunions d’équipe en présentiel sont essentielles à l’avancée d’un projet, les réunions d’équipe en distanciel s’avèrent tout aussi efficaces lorsque les bons interlocuteurs sont présents au bon moment.

Dans un projet, il arrive de plus en plus que les entreprises fassent appel à des consultants externes ou à des prestataires et autres sous-traitants. Or, cela peut être compliqué de convier toutes ces personnes externes à une réunion d’équipe en présentiel. Une réunion d’équipe en ligne permet donc de réunir tous les acteurs internes et externes d’un même projet à un seul endroit. Grâce à la création d’un espace en ligne dédié, tous les participants se retrouvent sans perdre de temps à se déplacer.

Les personnes externes à l’entreprise peuvent être intégrées à une ou plusieurs étapes précises du projet : du développement de l’idée à sa réalisation. En étant inclus pleinement dans le processus, les acteurs extérieurs à l’entreprise peuvent poser directement leurs questions lors de la réunion en ligne et donner leur avis grâce à leur expertise dans un domaine donné. De fait, ils ont une vue d’ensemble plus nette de la marche à suivre, ce qui permet au projet d’être mieux exécuté et évite bien des retours chronophages.

En externe et à distance

Depuis Glowbl, il est possible d’inviter des personnes externes à une réunion d’équipe.

Invitez vos interlocuteurs à rejoindre votre salle de réunion en ligne

Sous-traitants, consultants et autres partenaires extérieurs à l’entreprise peuvent rejoindre la réunion dès lors qu’ils sont invités par e-mail ou par partage de l’URL de l’espace de réunion en ligne.

Contactez-nous

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Comment planifier une réunion en ligne ?


Bien planifier une réunion en ligne, c’est augmenter ses chances d’obtenir un rendu optimal et de tirer le meilleur de chaque intervenant.

Il est important de rendre les échanges rythmés et dynamiques, sans perdre trop de temps entre chaque changement de documents. Comme toute bonne réunion, une bonne organisation en amont permettra de présenter vos projets ou mener les échanges de façon fluide et plus construite.

De même, n’hésitez pas à varier et multiplier les différents supports dont vous aurez besoin. Par exemple, la présentation d’un document, puis de quelques slides PowerPoint, ou encore une vidéo YouTube. L’enchaînement, préparé en amont, permettra de scénariser et de séquencer votre réunion en ligne. La rendre plus ludique permet aussi de maintenir l’attention de l’ensemble des participants, pour un rendu vraiment productif.

Gagner du temps

Chez Glowbl, préparerr une réunion en ligne devient extrêmement simple.

Anticipez vos supports

Anticipez vos supports sur Glowbl

Vous pouvez, en amont, charger, intégrer tous vos contenus et documents dans votre bibliothèque ou sur votre espace en ligne et y avoir accès facilement, à chaque connexion.

Diversifiez vos contenus

Diversifiez vos contenus

Vous pouvez de passer d’un contenu à l’autre – d’une image à une vidéo, à un document, puis à un flux de webcam, par exemple – de façon très fluide et rapide.

Glowbl propose moyen efficace de mener votre réunion à bien et de permettre à tout le monde de travailler dans des conditions idéales.

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