Organiser un webinar en 5 étapes

Un webinar permet de partager des informations en supprimant les contraintes liées à la présence physique des participants. Ce format de communication ne s’improvise pas. Voici les 5 étapes principales pour organiser un webinaire au sein de votre entreprise.

1. Choisir une date pour votre webinar

Première étape pour réussir l’organisation de votre webinaire : fixez une date et une heure. Privilégiez les jours de semaine plutôt que le samedi ou le dimanche (vous risquez d’attirer moins de monde le week-end). Quant aux horaires, évitez les débuts ou fins de journée. Si vous réalisez un webinar en B2B, les personnes ciblées sont généralement davantage occupées le matin et/ou indisponibles le soir.

2. Définir l’objectif du webinar

Le format du webinaire permet de diversifier vos modes de communication. La deuxième étape pour organiser un webinar est de vous interroger sur son objectif. Souhaitez-vous améliorer la notoriété de votre entreprise ? Transformer des prospects en clients ? Fidéliser votre clientèle ? Selon les objectifs que vous identifiez au préalable, vous allez adapter votre discours… Et répondre de façon plus pertinente aux attentes de votre cible. De votre objectif principal vont découler des sujets qui attireront les personnes que vous souhaitez atteindre au travers de votre webinar.

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3. Créer un contenu au format adapté

Une fois l’objectif de votre webinar défini, place à la construction de la présentation. L’un des avantages du webinaire est qu’il laisse la possibilité d’inclure de l’interaction entre le ou les conférencier(s) et les participants. Plusieurs leviers d’actions sont possibles pour formaliser cette interaction : créer un sondage parmi les participants, poser des questions… Bien d’autres éléments sont à prendre en compte lors de la conception du webinar, par exemple :

• Préparer un contenu centré sur le questionnement de sa cible ; Créer une présentation visuellement attractive ; Choisir un titre précis et accrocheur pour susciter l’intérêt de votre cible ; Inviter si possible un expert du sujet.

Enfin, le contenu créé doit correspondre au temps de présentation que vous vous serez fixé.

4. Créer une landing page pour présenter le webinar

Pour organiser votre webinar et le réussir, vous devez attirer des participants. Avant d’enclencher vos actions de communication, préparez sur votre site web une landing page présentant les informations clés sur votre webinar. Un renvoi sur un formulaire de participation au webinaire doit être intégré à la landing-page. Les informations essentielles qu’elle doit reprendre sont :

• Le titre et le contenu du webinar ; Les listes des intervenants ; La date et l’heure du webinar ; L’outil utilisé pour participer à la conférence.

5. Soigner la promotion du webinar

Réseaux sociaux, newsletters, e-mail de rappel, article sur votre blog… Tous les canaux de communication que vous pouvez investir sont intéressants pour promouvoir votre webinaire. Établissez un rétroplanning pour mener une stratégie de communication efficace et ainsi mettre toutes les chances de votre côté pour attirer un maximum de personnes à votre webinaire le jour J.