Lorsqu’une assemblée générale est organisée, il est parfois difficile de rassembler les parties prenantes d’une même organisation, pour des raisons diverses (distance, emploi du temps…).
Aujourd’hui, des solutions sont mises à la disposition des entreprises afin de pallier à ces désagréments. Parmi elles : la visioconférence.
Étant de plus utilisée dans les entreprises pour différents usages et en apportant une dimension humaine, la visioconférence est devenue un outil indispensable pour permettre aux protagonistes d’échanger lors de réunions.
Depuis une ordonnance du 4 mai 2017, les SA ou SARL peuvent avoir recours à la visioconférence pour leurs assemblées générales ordinaires ou extraordinaires.
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NOS MASTERCLASSVisioconférence en AG : les obligations juridiques
La visioconférence accélère la transformation digitale dans les entreprises. Lors d’une assemblée générale par visioconférence, les actionnaires participent à celle-ci de façon virtuelle et depuis le lieu de leur choix. Le fait de pouvoir réaliser son AG via visioconférence doit être prévu et rédigé lors de la création des statuts.
Il faut donc réfléchir à cet aspect lors de la création de sa société. Il peut être néanmoins modifié au cours de l’activité de façon exceptionnelle.
Les actionnaires possèdent un droit d’opposition à cet outil lors d’une AG. En effet, si un ou plusieurs actionnaires détiennent plus de 5 % des parts de l’entreprise, ils ont la possibilité de refuser le recours à la visioconférence.Une assemblée générale physique devra donc avoir lieu.
Les modalités de vote
Des outils adaptés doivent être utilisés par les parties prenantes pour suivre en intégralité la séance, voter et suivre les délibérations en direct, sans interruption.Concernant les modalités de vote, ce dernier doit être réalisé sur des supports électroniques.
L’entreprise a donc l’obligation de créer un site internet dédié à cet effet. Chaque actionnaire possède un mot de passe attitré pour s’identifier.
Lors du recours à la visioconférence pour ces AG, il faut donc s’assurer d’utiliser des supports fiables, où le risque de fuite est minime, voire nul. Il est conseillé de s’orienter sur des plateformes ayant fait leurs preuves.
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S’INSCRIRELes AG dans les SA
La visioconférence est autorisée à tous les types de SA non cotées en bourse. L’émargement des participants n’est pas requis, mais le procès-verbal doit préciser que l’AG s’est déroulée par visioconférence (même si certains participants étaient physiquement réunis). Le PV devra quant à lui être signé par voie électronique avec une identification des signataires.
Les AG dans les SARL
Toutes les SARL ont accès au AG par visioconférence à condition d’avoir identifié les associés au préalable. Le vote par télétransmission est également autorisé. Cependant, la loi interdit d’avoir recours à celle-ci lors de l’approbation de documents comptables de la société tels que les comptes annuels ou les comptes consolidés.
Un enregistrement est nécessaire afin de garantir une présence effective lors de l’AG.