Optimiser son budget de formation ou comment faire plus avec moins

Les budgets sont de saison…et les restrictions budgétaires à la mode ? Pas de panique. S’il y a un domaine dans lequel il est possible de « faire plus avec moins », c’est bien celui de la formation dont les modalités se sont ces dernières années considérablement diversifiées. 

Entre moyens des organisations et besoins des apprenants, comment arbitrer au mieux et comment prévoir votre budget formation sans faute de calcul ? Conseils utiles et outils pratiques, voici ici de quoi vous éclairer vos choix !

Présentiel, distanciel ou e-learning ? A chaque modalité de formation son coût.

Format traditionel, la formation en présentielle n’a plus à faire ses preuves question  interaction directe et dynamique de groupe. Son coût peut en revanche s’avérer significatif, notamment en raison du budget déplacement.

À l’opposé, les formations en distanciel, qu’elles soient sous forme de webinars ou de sessions avec sous-groupes, offrent une flexibilité accrue. Réduisant ainsi les frais liés aux déplacements et aux infrastructures physiques. 

Le e-learning est quant à elle l’alternative scalable. Si l’investissement initial est réel, il sera d’autant plus amortissable sur le long terme que l’e-learning s’adressera à un grand nombre d’apprenants.

Le coaching individuel enfin, bien que plus coûteux à première vue, peut offrir un retour sur investissement élevé de par son approche personnalisée et ciblée.

La formation, ce sont des coûts directs mais aussi indirects

Les coûts associés à chaque modalité de formation varient grandement. Pour le présentiel, les frais de déplacement et le temps consacré à ces derniers constituent un coût direct non négligeable pour les organisations. Dans le cadre du distanciel, les coûts technologiques et d’infrastructure peuvent être importants. Mais sont souvent compensés par l’économie réalisée sur les aspects logistiques et physiques ainsi que sur l’impact écologique. Le e-learning requiert un investissement initial en termes de conception et de technologie. Mais une fois mis en place, il devient une ressource réutilisable et adaptable.

Nous avons conçu pour vous un modèle de tableur que nous mettons ici à votre disposition. Pour vous aider de manière très pratique à comparer pour un même parcours le mix de plusieurs modalités,

Dépenses immédiates ou investissements à long terme, faites la distinction

S’agissant de la formation, l’analyse budgétaire sera toujours instructive. Les dépenses, telles que les frais de déplacement en présentiel, représentent des coûts sans retour tangible à long terme. En revanche, un investissement comme le développement de modules e-learning peut bénéficier à un nombre plus élevé d’apprenants sur une période prolongée. Offrant ainsi un meilleur retour sur investissement. Par exemple, un cours en ligne sur la gestion de projet peut être réutilisé pour former plusieurs cohortes d’employés, amortissant ainsi le coût initial de sa création.

Exemple Concret : Prenons l’exemple d’une entreprise qui a investi dans un module e-learning pour la formation en gestion du temps. Bien que l’investissement initial ait été conséquent, l’entreprise a pu l’amortir sur trois ans, formant plus de 500 employés. Comparativement, des sessions en présentiel pour un nombre équivalent d’employés auraient coûté presque le double, sans compter les frais annexes de déplacement et de logistique.

Qui dit apprenant autonome dit budget de formation efficace 

L’autonomie de l’apprenant joue un rôle crucial dans l’efficacité budgétaire d’une formation. Les méthodes qui permettent aux apprenants de progresser à leur propre rythme, comme le e-learning, peuvent réduire le besoin de sessions répétées et permettre une meilleure adaptation aux emplois du temps individuels. Cela offre non seulement une plus grande flexibilité, mais réduit également les coûts associés à la planification et à la logistique des sessions de formation en présentiel. D’ailleurs, le baromètre du digital learning 2023 publié par l’ISTF le confirme.

Si l’objectif numéro 1 des organisations en matière d’e-learning est d’en améliorer la qualité et de le rendre plus attractif auprès des salariés, l’une des conditions est notamment de prévoir des sessions en collectif, par exemple en classes virtuelles collaboratives, pour vérifier la durabilité de l’ancrage, la correcte application en situation de travail et stimuler les échanges de pratiques entre pairs. C’est notamment le parcours que propose Faster Class

L’Hybridation des modalités, une autre clef pour optimiser votre budget

L’hybridation des modalités de formation peut être une bonne solution pour maximiser son efficacité et donc sa rentabilité. En combinant, par exemple, des sessions en présentiel pour les discussions de groupe et les travaux pratiques avec des modules e-learning pour l’acquisition de connaissances théoriques, on optimise l’utilisation des ressources. Cette approche permet de tirer parti des avantages de chaque modalité tout en réduisant les coûts globaux.

Même pour des formations qui à priori demandent de l’expérimentation présentielle, les parcours hybrides restent une option très intéressante. Donnons l’exemple du parcours proposé par l’Université Claude Bernard Lyon 1 (UCBL) qui  propose aux 2000 étudiants entrant en IUT une formation aux premiers secours en partenariat avec le SDMIS et plus particulièrement le GFOR.

Et après ? L’évaluation de la formation, une dernière étape tout sauf facultative. 

Mesurer l’efficacité des différentes modalités de formation est essentiel pour évaluer leur rentabilité. Des critères comme la satisfaction des apprenants, l’amélioration des performances professionnelles, et l’application des compétences acquises en milieu de travail sont des indicateurs clés. Le retour sur investissement peut être évalué en comparant ces résultats avec les coûts associés à chaque modalité de formation.

Cette évaluation reste un vrai challenge. Il existe sur le sujet de nombreux ouvrages de grande qualité. Nous vous recommandons notamment la lecture de celui de Jonathan Pottiez “l’évaluation de la formation” chez Dunod.

En conclusion, réduire le budget formation ? Oui, des solutions pour diminuer significativement les dépenses existent. Se poser les bonnes pour optimiser l’efficacité du budget investi, voilà qui est préférable !