Forum

[Témoignage] Organiser un évènement à grande échelle réunissant des centaines de participants autour d’un forum ouvert et d’ateliers variés, sur plusieurs jours.

François DUPORT a choisi Glowbl et raconte l’expérience. 

Le contexte : 

CCI France, chef de file de l’appel à projet Compétences et métiers d’Avenir, désirait monter une rencontre avec tous les contributeurs du projet 1001 Parcours. 120 participants et 12 facilitateurs étaient attendus. Ainsi, le temps de deux demi-journées, les participants ont circulé dans les différents espaces (plénière et ateliers). 

Le challenge : 

« Construire une vision commune partagée… Tester un premier prototype des services en développement et lancer les futurs projets de la communauté 1001 Parcours”. 

Pourquoi Glowbl ?

Parce que, ajoute François Duport, « avec Glowbl, nous pouvions à la fois mettre en place le forum ouvert à distance mais aussi permettre aux participants de circuler facilement vers les divers ateliers et reproduire ainsi un événement en intelligence collective qui fasse sens. Ce point étant essentiel à la réussite de l’évènement. »

Le temps de la préparation :

« Nous avons été accompagnés par Glowbl pour préparer les espaces »  raconte François Duport. “Tandis que les facilitateurs ont réalisé la conception des ateliers et le déroulé des deux journées. Un peu comme dans un immeuble, nous avons créé plusieurs espaces dans Glowbl pouvant accueillir 50 personnes chacun. Ces espaces personnalisés et désignés par des noms d’oiseaux étaient liés entre eux, ce qui permettait aux participants de s’orienter et passer de l’un à l’autre. » 

« C’est aussi Meghane de Glowbl qui a onboardé les 12 facilitateurs. Elle a organisé pour eux un atelier filage pour leur montrer toutes les fonctionnalités de Glowbl, leur donner des conseils actionnables et personnalisés sur le bon déroulement de l’activité. »

« Nous avons-nous même fait un deuxième filage de l’évènement sur Glowbl, mais sans accompagnement. Au sein du réseau, nous avons une bonne expérience de l’animation d’événement en intelligence collective, que ce soit en présentiel ou à distance. L’important pour nous, c’est l’expérience utilisateur. »

L’animation et les fonctionnalités mises en œuvre :

« Pendant la première journée, le premier temps s’est déroulé dans l’espace forum pour la présentation des objectifs et un brise-glace pour embarquer les participants)… puis nous avons utilisé l’animation et le tableau blanc pour que chaque participant sache à quel atelier et vers quel espace se diriger. 

Les facilitateurs étaient dispatchés dans les différents espaces où ils assuraient l’animation, le déroulé des ateliers et le retour des participants en plénière.

Pour le deuxième jour, le cadre était différent : les participants pouvaient choisir leurs ateliers et circuler à leur guise de l’un à l’autre. Mais dans chaque salle, une table “Orientation” permettait aux participants de les accompagner. Avec des moments en plénière pour réaliser des restitutions. 

Pour les fonctionnalités mises en œuvre nous avons utilisé les tables pour partager les documents CCI, le déroulé d’activité, les notes collaboratives et l’annonce pour inviter les participants à rejoindre tantôt l’espace forum, tantôt les ateliers. »

Le bilan de l’évènement :

Pour François Duport, « L’animation était fluide, dynamique. Le passage d’un atelier à l’autre et d’un moment à l’autre aussi. Les participants étaient contents et on a réussi à produire de la matière ! »

Le retour d’expérience avec Glowbl : 

« Support, accompagnement, on est contents ! »

Le conseil actionnable par d’autres organismes pour mettre en place un dispositif équivalent : 

« Vérifier le bon déroulement de l’activité pendant le filage est très utile. »

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Merci pour cette information !

 

Nous avons bien pris en compte votre thématique favorite.
À bientôt, pour de nouvelles lectures.