Le contexte
Telecom Paris Alumni est une grande école d’ingénieurs basée sur le campus Paris-Saclay et qui rassemble près de 20 000 diplômés, enseignants et chercheurs. L’organisme de formation disposant de partenariats dans 40 pays à travers le monde, les étudiants ont la possibilité d’effectuer leur 3e année d’étude ou encore de vivre une première expérience professionnelle à l’étranger.
Pour les accompagner dans ce projet, l’association des diplômés organise chaque année un évènement leur permettant de rencontrer des alumni et des étudiants actuellement basés à l’étranger ou l’ayant été.
Le challenge
Jusqu’ici l’évènement avait lieu sur place, à l’école. Mais pour obtenir un maximum de participants et multiplier les témoignages malgré la distance et les problématiques pratiques, Télécom Paris a pris le parti d’organiser une conférence interactive. « En présentiel, notre organisation était bien rodée : une table pour représenter chaque pays, réunis par continents, et des étudiants qui circulent de pays en pays, s’assoient, rencontrent des alumni qui partagent leur expérience et répondent aux questions » explique Isabelle Dubillon, avant d’ajouter : « Il nous paraissait essentiel de trouver une solution nous permettant de reproduire au plus près l’efficacité de ce dispositif, mais à distance. »
Pourquoi Glowbl
« On aurait pu fonctionner avec Zoom mais alors, les étudiants n’auraient pas pu se déplacer librement de tables en tables. » témoigne Isabelle Dubillon, « On a cherché une autre solution offrant cette fonctionnalité et on a rencontré Glowbl. »
Le temps de la préparation
Naveena Kamalakaran
« J’ai reçu un lien pour prendre la main et préparer le webinaire. Mathieu de Glowbl nous a aussi fait plusieurs démos pour nous apprendre à bien gérer l’outil. Ensuite, il m’a fallu un après-midi pour personnaliser l’espace et les tables. » avant d’ajouter : « C’est plus de temps qu’en présentiel, mais à terme, c’est du temps gagné ! Maintenant, l’espace, le dispositif, les tables… tout est prêt, et restera disponible pour de prochains évènements.»
L’animation et les fonctionnalités mises en œuvre
« Au début tout le monde s’est réuni autour d’une même table puis chacun est parti dans le pays, c’est-à-dire à la table qui l’intéressait.
On s’est appuyé sur un dispositif d’animation simple : le tableau blanc pour prendre des notes avec les étudiants et les smileys. » – Naveena Kamalakaran
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L’animation et les fonctionnalités mises en œuvre
« Au début tout le monde s’est réuni autour d’une même table puis chacun est parti dans le pays, c’est-à-dire à la table qui l’intéressait.
On s’est appuyé sur un dispositif d’animation simple : le tableau blanc pour prendre des notes avec les étudiants et les smileys. » – Naveena Kamalakaran
Le bilan de l’évènement
« Les étudiants nous ont fait des retours très positifs »
Le retour d’expérience avec Glowbl
Pour Naveena Kamalakaran, « Il y a un accompagnement et c’est très appréciable. Mathieu de Glowbl a répondu rapidement à toutes les questions qu’on s’est posées au fil de la préparation. Il s’est connecté pour nous aider au lancement de l’événement et quand il a vu que tout était ok, il nous a laissées ».
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D’après Isabelle Dubillon : « bien faire un rappel aux participants des outils mis à disposition par Glowbl au début de l’atelier pour que les gens puissent s’en servir et que les organisateurs s’autorisent à ne pas être présents à toutes les tables. Ce n’est pas nécessaire !»
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