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5 solutions efficaces pour bien vivre la collaboration digitale

par Justine Humblot
masterclass engagemenet et performance glowbl

Comment éviter la surcharge de visios, de mails ou de chats instantanés ? Comment rester efficace en équipes dispersées ? Quels outils ou leviers pour stimuler l’engagement et la créativité ? Si le travail à distance ou hybride s’est largement développé, nous devons encore apprendre à adapter nos process et nos outils pour fluidifier la collaboration digitale. Retour sur la masterclass du jeudi 30 juin 2022 co-animée avec Aurélien Rothstein (ex-dirigeant Accenture, Essilor) et Benoit Campargue (ex-coach de Teddy Riner et de l’équipe de France de judo) d’Engagement et Performance.

Les enjeux du management à distance

Zoom fatigue, surcharge cognitive, notifications intempestives… Nous avons tous connu des périodes d’épuisement et de stress liées à la collaboration digitale. Pour apprendre à composer avec celle-ci et travailler plus sereinement, il est tout d’abord nécessaire d’en identifier les problématiques.

Raccourcir la distance relationnelle

Avec le développement du télétravail ou du travail hybride, les équipes sont dispersées et ne se voient plus physiquement. Ce qui entraîne une réduction des opportunités de se rencontrer et d’échanger de manière informelle. Cependant, ce n’est pas une fatalité. Même dans le digital, il est possible de raccourcir la distance relationnelle en recréant des moments privilégiés.

Donner du sens dans l’incertitude

Les événements extérieurs à l’entreprise (crise sanitaire, contexte économique, contexte politique…) peuvent développer des épisodes d’incertitudes. Les managers peuvent avoir du mal à donner du sens au travail, parfois davantage avec des collaborateurs à distance. Ils doivent trouver des solutions pour reconnecter les équipes à leurs objectifs.

Reconnecter le collectif

Certaines organisations travaillent cette problématique sur l’aspect présentiel et mettent tout en œuvre pour rendre leurs bureaux le plus attractif possible, le plus agréable à vivre et créer un véritable lieu de partage. Cependant, il est aussi important de penser au digital et réfléchir à des solutions pour réenchanter le collectif dans le virtuel, pour que tout le monde se sente à l’aise. Les entreprises s’appuient sur des outils de visio ou des workplaces mais ne cherchent pas à aller plus loin.

Organiser le bureau augmenté

Le bureau peut être à domicile, un tiers lieu ou en extérieur. Comment le digital peut-il aider à la multiplication de ces bureaux ? C’est une vraie question sur laquelle se pencher.

Tous ces enjeux génèrent une réinvention des codes culturels et managériaux. On observe une accélération et une démocratisation de la collaboration digitale. Par ailleurs, les personnes qui n’étaient pas concernées il y a quelques années, sont aujourd’hui contraintes de s’y adapter et sont souvent les premières victimes de l’épuisement digital. Cette fatigue peut également être le résultat d’une mauvaise utilisation des pratiques virtuelles et de mauvaises pratiques managériales qui sont toutes deux très liées.

A lire aussi : 8 conseils pour manager une équipe en télétravail ou en full remote

Les différents types d’épuisement digital

Je suis usé(e)” est une phrase qu’Aurélien et Benoit entendent très souvent lorsqu’ils accompagnent des organisations. L’épuisement peut se caractériser par des gestes : frottement des yeux, douleur à la nuque, aux avant-bras… 1 salarié sur 3 est victime de “stress numérique” et cela vient souvent de :

  • Une augmentation du temps de travail sur écran : Le télétravail a permis de générer une importante source de productivité (économie de 30% du temps). Malheureusement, ce temps est souvent réinvesti dans du temps d’écran (+ 2h par jour) au détriment des relations ou d’autres loisirs (sport, lecture…). Ce qui peut entraîner des troubles musculo-squelettiques ou des problèmes de santé visuelle.
  • Une réduction du temps de ressourcement : Tous les moments de repos que l’on pouvait avoir en présentiel ont désormais disparu dans le digital : temps de transport, rencontres avec des collaborateurs, pauses, déplacements d’une réunion à une autre…
  • Des mauvaises habitudes : En télétravail, nous ne disposons pas toujours des mêmes équipements ou nous n’organisons pas notre journée de la même façon. C’est pourquoi nous pouvons adopter de mauvaises postures en travaillant sur son canapé ou en mangeant à des horaires décalées.
  • Une surcharge cognitive : Avec la collaboration digitale, la réalité est déformée. Notre cerveau essaie de s’adapter et surcompense, ce qui entraîne de la fatigue.
  • Des interruptions : Une livraison de colis à la maison, des chats intempestifs, des notifications… Les distractions liées au travail en dehors du bureau ou aux pratiques digitales peuvent être envahissantes et perturber notre concentration.
  • Des addictions numériques : La “nomophobie” (peur de ne pas avoir son téléphone portable), “Ringxiety” :(syndrôme de la sonnerie fantôme) ou “FOMO” (Fear of missing out, la peur de rater quelque chose, les emails, les notifications, qui touche 30% des salariés).

Ces différentes sources de stress génèrent quatre types d’épuisement :

  • Les souffrances physiques : maux d’yeux, de tête, de nuque, de dos…
  • La surcharge cognitive : trop de sollicitations, surcharge mentale…
  • La méforme physique : prise de poid, mal être, mauvaises postures…
  • Le manque d’énergie : sensation d’épuisement physique et psychique, déconnexion…

5 solutions efficaces et réalistes pour bien vivre la collaboration digitale

Prendre le “pouls digital” de l’équipe

Pour mieux vivre la collaboration à distance, il est important de prendre conscience de ce qu’il se passe chez moi et/ou chez les autres. On peut réaliser sa propre checklist et passer en revue sa posture, son humeur, sa charge de travail… et surtout, poser la question à ses collaborateurs ! Pour cela, on peut mettre en place des rituels d’équipe à distance : météo d’équipe, daily meeting, machine à café… Sur Glowbl, rassemblez régulièrement votre équipe dans votre espace pour échanger et partager votre état d’esprit.

Isoler les déficiences managériales

Il est parfois facile d’attribuer au digital des problèmes qui sont du domaine du management. Vous faites trop de réunions ? Vous avez le sentiment que les mauvaises personnes sont invitées aux réunions ? Vous remarquez des difficultés dans la collaboration ? Faites une liste des éléments qui vous épuisent et répartissez-les dans deux colonnes : digital vs. management. Cela vous permettra d’identifier la réelle source de vos difficultés et de trouver plus facilement des solutions.

A lire aussi : 5 astuces pour favoriser la cohésion des équipes en télétravail

Reprendre la main sur son agenda

Programmez des journées équilibrées. Observez votre agenda et replanifiez vos événements. Au lieu de ne programmer que des réunions synchrones avec d’autres personnes, bloquez des créneaux pour des temps de travail seul, des moments de travail asynchrones sur des projets collectifs ou des pauses. Cela vous permettra de mieux visualiser votre planning, de faire des bilans et de notifier vos disponibilités à vos collaborateurs.

Peaufiner la collaboration sur le contenu

Plutôt que de se concentrer sur les personnes via la visio, certaines solutions de collaboration digitale comme Glowbl permettent de faire un focus sur le contenu. Celui-ci est mis en avant de façon attractive et engageante et l’on peut toutefois visualiser ses interlocuteurs.

Mobiliser le corps comme outil de communication

La collaboration digitale n’est pas synonyme d’inactivité. Travailler sa communication non verbale et sa posture, même à distance derrière un écran, est source d’énergie et contribue à entretenir sa santé physique. Avec Glowbl, dynamisez vos sessions et engagez vos collaborateurs grâce aux déplacements libres et aux outils interactifs. Chacun participant, représenté par une bulle, peut se déplacer autour de la table ou d’un groupe à un autre. On peut aussi exprimer ses émotions ou réagir grâce aux emojis.

Les technologies accélèrent les choses et submergent notre environnement. En 2000, un article du journal L’express mentionnait la surcharge mentale de salariés qui pouvaient “parfois recevoir jusqu’à 20 emails par jour”. Depuis, nous avons connu une évolution exponentielle de ces pratiques qui nous imposent de sacraliser des moments de rencontre, de pause ou de partage. Pour contribuer à faciliter la collaboration digitale, Glowbl a développé des espaces collaboratifs pour le travail hybride qui simplifient la gestion de projet, favorisent l’intelligence collective et le management agile dans un environnement convivial.

Glowbl est une plateforme d’espaces collaboratifs pour le travail hybride. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à prendre contact avec nos équipes ou essayez gratuitement.

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