Toutes les entreprises et organisations qui utilisent des feuilles d’émargement doivent activement choisir une solution d’émargement dématérialisée adaptée à leurs besoins. Cela peut inclure les petites et moyennes entreprises, les établissements d’enseignement, les hôpitaux, les centres de soins de santé, et tout autre organisme ayant besoin de suivre la présence et l‘absence des employés ou des membres.
Cette solution permet une gestion plus efficace et plus rapide des données de présence et d’absence des employés, ainsi qu’une réduction de la consommation de papier et de l’espace de stockage.
Élément à prendre en compte :
Pour choisir une solution de feuille d’émargement dématérialisée il faut :
- La simplicité d’utilisation : assurez-vous que la solution soit facile à utiliser pour l’ensemble des utilisateurs, y compris pour les personnes les moins à l’aise avec la technologie.
- La sécurité des données : la solution doit garantir la confidentialité et la sécurité des données des utilisateurs, notamment en utilisant des protocoles de cryptage et en respectant les réglementations en vigueur.
- L’intégration avec les autres outils : si vous utilisez déjà d’autres outils de gestion de personnel ou de gestion de temps, assurez-vous que la solution de feuille d’émargement dématérialisée soit compatible avec ces outils.
- Les fonctionnalités proposées : la solution doit proposer des fonctionnalités adaptées à vos besoins, telles que la personnalisation des champs, la gestion des absences, ou encore la génération de rapports.
- Le coût : enfin, le coût de la solution doit être en adéquation avec votre budget, tout en prenant en compte les avantages que vous pourrez en retirer en termes de productivité et de réduction des coûts liés à la gestion du temps et des absences.
3 raisons d’utiliser une solution d’émargement dématérialisé
- Gain de temps : En éliminant la nécessité de collecter et de traiter les feuilles d’émargement papier, une solution d’émargement dématérialisée permet de gagner du temps, pour les employés comme pour les gestionnaires de personnel.
- Amélioration de la précision et de la fiabilité des données : En permettant une saisie plus rapide et plus précise des données de présence et d’absence des employés, une solution d’émargement dématérialisée peut contribuer à améliorer la précision et la fiabilité de ces données.
- Accessibilité des données : Les gestionnaires de personnel peuvent consulter activement les données d’émargement dématérialisées à tout moment et de n’importe où, ce qui leur permet d’accéder rapidement et facilement aux informations nécessaires à la gestion des ressources humaines.
Quelle est la différence entre une feuille d’émargement dématérialisée et une feuille classique ?
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Une feuille d’émargement classique est une feuille de papier sur laquelle les employés signent pour attester de leur présence ou de leur absence. Les employeurs utilisent souvent ces feuilles pour contrôler le temps de travail des employés, suivre les congés et les absences, et préparer les fiches de paie. Les employés remplissent généralement manuellement les feuilles d’émargement classiques, les signent et les tamponnent, puis les collectent et les stockent dans des classeurs ou des armoires.
En revanche, la dématérialisation de l’émargement est l’action d’émarger via des outils numériques. Les feuilles d’émargement sont donc désormais en ligne (numérique), on signe sur le smartphone ou sur la tablette.
Edusign est une solution de dématérialisation des feuilles d’émargement, voici comment ça marche. Le formateur établit une liste de participants à son prochain cours/formation. Dès le début du cours, il envoie la feuille d’émargement à la liste d’apprenants par mail. Ces derniers peuvent ainsi attester de leur présence en se connectant à l’application « Edusign » et peuvent signer par mot de passe, QR Code ou code PIN.
Ces signatures sont ensuite archivées vous permettant de les utiliser comme justificatif.
L’un des principaux avantages d’une feuille d’émargement dématérialisée est qu’elle permet une gestion plus efficace et plus rapide des données de présence et d’absence des employés, ainsi qu’une réduction de la consommation de papier et de l’espace de stockage. De plus, elle peut être intégrée à d’autres outils de gestion des ressources humaines, tels que les logiciels de paie et de gestion des temps, pour simplifier davantage les processus de gestion.
Pour qui est-il important de bien choisir sa solution ?
Une solution d’émargement de feuilles dématérialisées s’adresse particulièrement aux organismes et entreprises. En plus des organisations qui utilisent des feuilles d’émargement, il est également important pour les fournisseurs de solutions d’émargement dématérialisées de bien choisir leur solution pour proposer un produit adapté aux besoins de leur marché cible.