L’intégration d’un nouveau collaborateur n’est pas à négliger, qui plus est lorsque elle doit se dérouler à distance. Cette étape doit être rigoureusement préparée, avec les bons outils, pour accueillir la nouvelle recrue dans les meilleures conditions possibles. Comment s’y prendre à distance ? Comment optimiser l’intégration d’un nouveau collaborateur en télétravail ? Nous vous donnons six conseils pour un onboarding virtuel efficace.
1. Équiper le nouveau collaborateur avant son arrivée
Une bonne intégration à distance passe d’abord par des équipements adaptés, à faire livrer directement au domicile de la nouvelle recrue, et ce, avant son premier jour. Vous pouvez lui fournir son matériel durant la semaine qui précède son arrivée, par exemple : ordinateur, casque audio, identifiants, mots de passe, smartphone, etc. L’objectif est que le nouveau collaborateur puisse exercer ses missions dans les meilleures conditions possibles dès son premier jour de télétravail.
N’hésitez pas à glisser quelques goodies à l’intérieur du colis (mug aux couleurs de l’entreprise, clé USB personnalisée, stylos, etc.). Cette petite attention matérialise l’appartenance à l’entreprise et donne un petit coup de pouce à l’intégration du nouvel arrivant.
2. Informer en amont
La communication est l’une des clés d’un onboarding à distance réussi. D’une part, annoncez l’arrivée du nouveau collaborateur à tous les salariés quelques jours avant – par mail, par exemple – afin que tout le monde soit au courant de manière officielle et que chacun puisse lui réserver le meilleur accueil possible le jour J. D’autre part, prenez le temps de bien communiquer toutes les informations essentielles à la nouvelle recrue avant son arrivée : règlement intérieur, horaires, procédures, organigramme, etc. Cela peut prendre la forme d’un livret d’accueil transmis par mail. Par ailleurs, n’hésitez pas à préciser ses missions et ses responsabilités. Un nouveau collaborateur bien informé sera d’autant plus engagé.
3. Prévoir un accueil collectif à distance
Lors de l’arrivée du nouveau collaborateur, prévoyez un accueil collectif en visioconférence, afin d’établir un premier contact visuel avec toute l’équipe. Au cours de cet échange, chaque salarié peut se présenter rapidement et préciser ses missions, afin que le nouvel arrivant bénéficie d’une vision plus concrète de l’organigramme de l’entreprise, et qu’il sache « qui fait quoi ».
Cette réunion peut se faire sous forme de « e-café » ou de pause-déjeuner à distance, par exemple. Il est important que la réunion soit chaleureuse et conviviale, afin de donner un aperçu positif de l’organisation malgré l’absence de contact physique.
4. Se montrer disponible
Entre le flot d’informations à enregistrer, l’appréhension des nouvelles missions ou encore la découverte des collègues, les premiers jours sont loin d’être de tout repos pour le nouveau salarié en télétravail. De ce fait, en tant que manager, accompagnez-le au mieux, en favorisant au maximum les échanges et en insistant sur le fait que vous êtes disponible pour toute question, afin d’éviter tout sentiment d’« abandon ». Pensez également à varier les formats : appels téléphoniques, réunions en ligne, échanges écrits, etc.
5. Prévoir des sessions de formation en ligne
Il est possible que le nouveau collaborateur ne soit pas tout à fait à l’aise avec les outils de travail à distance. Pour qu’il puisse être opérationnel rapidement, il est conseillé de prévoir des sessions de formation ou de lui proposer de suivre des webinars sur l’entreprise, ou sur des thématiques liées à ses missions.
6. Désigner un collègue « parrain »
L’intégration à distance peut être facilitée par la désignation d’un collègue référent, appelé aussi compagnon d’intégration, collègue tuteur, parrain ou encore « buddy ». Il s’agit d’un véritable soutien sur lequel le nouveau collaborateur peut s’appuyer au quotidien pour poser des questions – sur la culture de l’entreprise, notamment –, demander des conseils ou de l’aide sur certaines missions. Ce parrain doit idéalement s’être porté volontaire, afin que la démarche soit réellement productive.
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