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Comment réaliser un entretien individuel en visioconférence?

par Arielle Rasoanaivo
jeune femme en entretien individuel à distance

Moment crucial dans l’année, la période des entretiens annuels permet aux managers et salariés d’échanger autour des points forts, axes d’amélioration, compétences et objectifs pour l’année à venir. Cet entretien se prépare et ne s’improvise pas. Dans des circonstances particulières, les entretiens peuvent se dérouler en visioconférence – ce fut le cas lors de la crise sanitaire liée à la Covid-19, mais cela peut aussi être une solution en cas d’imprévu, comme la maladie d’un enfant ou une grève de transports.  Alors, comment mener à bien un entretien annuel à distance ? Quelles sont les bonnes pratiques pour l’organiser sereinement ?

Prévoir l’entretien en amont

Le manager se doit d’organiser ce rendez-vous en amont, tout comme il l’aurait fait pour un entretien annuel de visu. Il laisse ainsi le temps au collaborateur de préparer cet échange. Il est clair qu’un entretien en visioconférence peut sembler plus informel, il est donc primordial de garder un certain cadre pour son bon déroulement.

Présenter le format de l’entretien

Afin que le salarié prépare son entretien dans les meilleures conditions, il est important de lui communiquer le format de l’échange au moment de sa planification. Les échanges à distance ne sont pas les mêmes, la communication orale ne représentant que 20 % de la compréhension d’un message. Gardez donc une trame d’entretien annuel classique et habituelle afin de ne pas ajouter de complexité à ce nouveau format. 

Prévoir une durée d’entretien plus courte

En préparant vos entretiens annuels, gardez en tête que la concentration en présentiel diffère grandement de celle à distance. Il convient de ne pas dépasser 1 h 30 d’échange. Au-delà, les participants perdent le fil, regardent leurs mails ou leur téléphone, et n’assimilent plus efficacement les messages.

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Utiliser une plateforme permettant de créer un espace virtuel dédié

Dans l’idéal, prévoyez pour vos entretiens annuels un espace virtuel convivial, sécurisant et reprenant les couleurs de l’entreprise. Le collaborateur s’y sentira tout de suite plus à son aise. Vous pouvez également créer un espace virtuel personnel pour chacun de vos collaborateurs, afin qu’ils puissent se connecter en amont et éventuellement y enregistrer des supports.

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Discuter du contexte de crise

Faites preuve d’une écoute d’autant plus attentive en ce contexte de crise sanitaire. Posez des questions sur le ressenti de vos collaborateurs quant au télétravail, par exemple. Cela vous permettra d’identifier les salariés qui souhaitent conserver ce nouveau mode de travail dans le futur et ceux pour lesquels le retour au bureau sera nécessaire.

Reformuler les messages abordés

En visioconférence, le ton employé et la gestuelle peuvent être interprétés différemment qu’en présentiel. N’hésitez pas à reformuler chaque idée importante, afin de rester sur la même longueur d’ondes et d’éviter toute incompréhension. Donnez l’occasion à votre collaborateur de s’exprimer librement et encouragez-le à reprendre la parole.

Partager des documents et prendre des notes

Si vous organisez vos entretiens annuels sur une plateforme offrant la possibilité de créer des espaces virtuels et de partager des documents, utilisez ces fonctionnalités. Enregistrez-y des documents spécifiques, des résultats, des graphiques, des images… Cela rendra vos échanges plus interactifs et ludiques et vous aidera à mieux transmettre vos messages.

Fixer des objectifs à court terme

L’année écoulée a bouleversé le quotidien de l’ensemble de vos collaborateurs. Aujourd’hui, les incertitudes et doutes quant à l’avenir sont nombreux. Contentez-vous, si possible, de fixer des objectifs à court et moyen termes. Des attentes sur l’année peuvent être source de stress supplémentaire.

Laisser de la place à l’informel

En chair et en os, les entretiens annuels d’évaluation commencent et se concluent souvent sur des notes plus informelles, autour d’un café par exemple. À distance, profitez d’un moment en visioconférence pour discuter de sujets plus personnels si vous le pouvez.

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