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Processus d’onboarding : comment accueillir un nouveau collaborateur ?

par Justine Humblot

Quand les RH s’activent pour trouver la perle manquante à une équipe, il n’y a rien de plus frustrant que de voir la collaboration s’achever. Après un travail efficace pendant les phases de recrutement, une entreprise doit s’assurer de fidéliser le salarié dès son entrée en poste. La clé de la réussite ? Un processus d’onboarding. En quoi ça consiste ? Comment le mettre en place pour bien intégrer son nouveau collègue ?

Qu’est-ce que l’onboarding ?

Contrat négocié, offre acceptée : le collaborateur passe enfin le palier de la porte – virtuelle ou non – pour rejoindre l’entreprise. Cette nouvelle phase professionnelle peut être éprouvante. Le collègue doit, en très peu de temps, assimiler de nouvelles informations ainsi que développer des relations avec une nouvelle équipe.

Pour le guider dans cette prise de fonction, l’entreprise doit réfléchir à un processus d’onboarding, ou embarquement. C’est comme prendre l’avion : le voyageur reçoit sa carte d’embarquement, des informations précises sur son vol et un itinéraire guidé dans l’aéroport. L’entreprise calque cela avec une checklist professionnelle qui donne au nouveau collaborateur, dès la première matinée, tous les éléments dont il aura besoin.

Accueillir un nouveau collaborateur : pourquoi est-ce important ?

Trois éléments reviennent régulièrement quand il est question de fidéliser un collaborateur : la transparence, l’échange et la valorisation. Le processus d’onboarding est un concentré de ces enjeux qui se met en place dès le premier jour d’emploi. Il vient dans la continuité des phases de recrutement, afin d’assurer la transition tranquille vers la prise de poste. Considérant le budget dédié à cette gestion du recrutement, la fidélisation est un enjeu en soi.

Pour l’employé, si ce moment de formation est essentiel, c’est d’abord parce que le collaborateur aura rapidement toutes les clés en main pour travailler. Son efficacité et donc sa productivité ne peuvent que partir sur de bonnes bases. Rassuré, le nouveau collègue sera ainsi plus à même de s’investir dès le début dans l’entreprise, notamment sur les temps de socialisation. En créant des liens avec son équipe, en ayant les données pour s’exprimer dès le début, le collaborateur s’inscrit plus durablement dans l’entreprise.

Quelles sont les étapes à suivre pour un onboarding réussi ?

L’intégration se travaille en plusieurs temps :

  • Avant la prise de poste, l’équipe anticipe l’arrivée du nouveau collaborateur. La logistique est réfléchie (emplacement du bureau, ordinateur, codes et badges d’accès), l’administratif est préparé (contrats, profils sur les logiciels utilisés, livret d’accueil mis à jour), les autres collègues sont mis au courant.
  • Le jour J, le collaborateur va se créer sa première impression concrète de l’entreprise. Que sa prise de poste se fasse en présentiel ou en distanciel, sa journée doit s’organiser de sorte qu’il puisse prendre facilement ses marques. Quelques astuces : organiser le premier contact avec une personne qu’il connaît déjà (RH, manager), prévoir un temps d’échange et de présentation des documents nécessaires à sa fonction, prendre le temps de faire des présentations d’équipes sur un moment convivial.
  • Le premier mois, ou jusqu’à la fin de sa période d’essai, le processus d’onboarding doit continuer d’accompagner le collaborateur. Le manager, la direction ou le RH doivent organiser des rendez-vous réguliers pour assurer au salarié qu’il dispose d’un temps dédié à ses questions, son évolution, sa progression.
  • Sur le long terme, l’onboarding devient en réalité le système de management idéal à appliquer dans l’entreprise : des suivis réguliers, informels ou non, des temps d’échange entre collègues et managers, et du partage de documentation mise à jour, en toute transparence.

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Quels sont les outils qui facilitent cet onboarding ?

Chaque étape doit être déclinée de manière cohérente, qu’il s’agisse d’un nouveau salarié ou d’une mutation en interne. En effet, puisque toutes les fonctions ne demandent pas de connaître les mêmes informations sur l’entreprise, un processus d’onboarding personnalisé ne sera que plus apprécié par le collaborateur. Il existe plusieurs logiciels de workflow qui permettent d’optimiser ce travail d’accompagnement. Selon leurs fonctionnalités, ces logiciels peuvent permettre d’automatiser les démarches administratives ou encore de développer des outils ludiques pour découvrir le fonctionnement d’une entreprise.

Au-delà des outils nécessaires aux services RH ou de management, deux éléments peuvent se révéler essentiels à un bon onboarding. D’une part, le livret d’accueil. Ce document, qui peut être enrichi d’informations collectées auprès des collaborateurs actuels, est l’encyclopédie de l’entreprise. Elle réunit, dans un même fichier ou drive, toutes les informations clés à connaître. Le dossier se partage facilement, aussi bien en présentiel qu’en distanciel. D’autre part, un kit du nouvel arrivant. Cela peut être, par exemple, un sac rempli de goodies utiles : stylo, carnet, clé USB estampillés avec le logo de l’entreprise. Le collaborateur gagne des outils de travail et un sentiment d’appartenance, dès les premiers instants en poste.

Mutation interne, promotion : l’onboarding est-il nécessaire ?

Si le collaborateur est déjà au sein de l’entreprise et qu’il effectue une mutation interne, ce processus d’onboarding doit à nouveau s’appliquer : cette fois-ci, en le personnalisant en fonction de son nouveau poste. Les enjeux sont multiples. D’une part, l’entreprise assure au collaborateur que sa promotion, ou sa mutation, est valorisée. Il est à nouveau présenté à l’équipe sous ses nouvelles fonctions, en prime, ce qui permet de clarifier les échanges à venir. Surtout, changer de rôle dans une même boîte demande aussi à changer de perspective.

La vision d’ensemble doit être présentée sous un nouveau prisme. En assurant un onboarding personnalisé, approprié au nouveau poste, le collaborateur est sûr de ne perdre aucun repère dans sa boîte. La transition se fait ainsi plus efficacement. Comme tout onboarding, il est nécessaire de le structurer et de le préparer en amont. Les équipes sont prévenues de la mutation, le poste de travail est réorganisé si besoin, ou si de nouveaux outils sont utilisés, les accès sont prévus à l’avance. C’est l’attention à ces détails, aux préparatifs d’une prise de poste, interne ou non, qui fera toute la différence dans la fidélisation du collaborateur.

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