TRAVAILLER EN GROUPE A DISTANCE
Savoir animer un travail de groupe en ligne
Le travail collaboratif à distance est un mode de fonctionnement très utile pour une équipe dispersée, notamment lorsque ses projets comportent des phases de création. Durant ces périodes, des brainstormings sont souvent organisés. Les réaliser via un outil comme Glowbl permet d’améliorer leur efficacité.
Ce sont en effet des temps où les interactions sont fortes : une communication où les interlocuteurs se voient tout en travaillant sur un contenu est essentielle pour travailler en groupe à distance. Autre point important pour assurer une productivité optimale : bien organiser en amont toute session de travail en équipe à distance.
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Comment organiser un travail de groupe en ligne ?
L’organisation d’un groupe de travail en ligne permet de réunir et d’impliquer davantage les employés dans le fonctionnement de l’entreprise. Ces ateliers de travail, ou workshops, peuvent s’avérer très bénéfiques pour tout le monde à condition qu’ils soient bien préparés et menés.
Pour ce faire, plusieurs étapes fondamentales permettent d’organiser un groupe de travail en ligne afin d’en tirer le meilleur.
- Définir clairement les objectifs du projet et lancer une réflexion commune sur la direction à prendre,
- Réunir et faire connaître les différents membres du groupe de travail afin de créer une cohésion et fédérer l’équipe,
- Déterminer le rôle de chaque élément de l’atelier, les différentes tâches à réaliser, les délais, et les méthodes et actions à mettre en place pour la réalisation de ces objectifs,
- Communiquer un maximum, de façon sincère, afin de maintenir l’implication de tous dans le projet, continuer de créer des liens entre les personnes et les aider à progresser.
Echanger facilement
L’ergonomie sur Glowbl permet d’organiser des groupes de travail en ligne en impliquant tous les participants et en les amenant à échanger de façon très simple.
Conserver la proximité
La possibilité de partager tous types de contenus – d’un simple document au PowerPoint, en passant par une vidéo YouTube – facilitera les échanges et la dynamique de groupe.
Chaque participant aura ainsi la possibilité d’être proactif pour mener à bien leurs projets.
Pourquoi organiser un brainstorming en ligne ?
Le brainstorming, que l’on peut traduire par remue-méninges, est une technique visant à faire émerger des idées de manière spontanée et collective sur une thématique donnée
En pratique, le brainstorming implique de réunir les acteurs concernés dans une pièce de travail et d’échanger librement, sous la houlette d’un modérateur. Cette technique, visant à exacerber la créativité des participants, a été popularisée par un publicitaire américain Alex Osborn dans les années 1950.
Le brainstorming a évolué au fil des années et grâce à l’émergence de nouvelles technologies, il peut à présent être effectué en ligne.
Des outils permettent en effet à plusieurs personnes d’interagir à distance et en temps réel. La plupart du temps, seuls un ordinateur et une bonne connexion Internet suffisent.
L’essor du brainstorming en ligne est en phase avec les nouvelles manières de travailler au sein des entreprises. Ces dernières accordent notamment une place de plus en plus importante au télétravail.
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Des interactions proches du réel
Glowbl est une solution idéale pour organiser un brainstorming en ligne. Il permet de se réunir virtuellement autour d’une table de réunion où chacun se voit et peut interagir avec les autres
Enrichissez vos échanges en groupe
Outre le fait d’échanger de vive voix, chaque participant a la possibilité de partager aisément des contenus qui viendront nourrir les échanges.
Vidéos, documents textes, images, etc. : les possibilités sont nombreuses.
Comment organiser un brainstorming en ligne ?
Trouver une idée ou le nom d’un produit, faire évoluer un service… L’organisation d’un brainstorming en ligne permet de créer une grande dynamique, aboutir sur des résultats importants, et booster le développement de l’entreprise
L’animateur de la réunion doit se préparer à mener une séance rythmée, dégager une attitude positive et énergique, accepter toutes les idées, même celles qui peuvent paraître farfelues, et faire comprendre que, comme le dit l’adage, l’union fait la force.
À ce niveau, le choix des participants au moment d’organiser un brainstorming en ligne a son importance. Idéalement, il faut réunir entre 5 et 15 participants pour que ce moment de réflexion et de création porte ses fruits. Il est important que des représentants de chaque service soient présents, aussi bien quelqu’un du marketing que de la comptabilité, par exemple. De même, il ne faut pas hésiter à mixer la présence d’éléments créatifs, de salariés d’expérience de l’entreprise, voire de personnes extérieures (fournisseur, consommateur, etc.). Enfin, si tout le monde est suffisamment à l’aise pour s’exprimer librement, il est possible d’intégrer différents niveaux de hiérarchie au sein de la réunion.
Brainstormer à distance
Sur Glowbl, l’ergonomie permet de réunir toutes les conditions pour organiser un brainstorming en ligne, de la même manière que dans un contexte physique
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Se déplacer dans l’espace, prendre la main ou la parole, envoyer ses réactions par chat ou via des émoticônes : autant de possibilités de rendre le moment réellement dynamique.
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Partager des contenus originaux comme des photos ou des vidéos YouTube est un moyen supplémentaire de booster la créativité de chacun et de trouver des idées ensemble.
Vous souhaitez créer des salles virtuelles pour vos brainstormings ?
Quel est le nombre minimum et maximum de participants ?
L’objectif lors d’une session de brainstorming étant de générer des idées, il est impératif de trouver le bon nombre de participants. Si un groupe restreint permet aux personnes introverties de prendre la parole et de s’exprimer plus facilement, il n’y a pas de nombre magique pour réussir ce travail de groupe. Toutefois, il est généralement indiqué que :
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Le nombre minimum de participants idéal est de 4 personnes
En effet, en dessous de cet effectif, certains moments risquent d’être inanimés ce qui va nuire à la motivation des participants. Ces derniers ne seront alors plus totalement engagés sur le plan cognitif, corporel et émotionnel : ils ne mettront plus autant d’énergie à s’impliquer pour le brainstorming.
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Le nombre maximum de participants idéal est de 10 personnes
Au-delà de 10 personnes, gérer le déroulement du brainstorming peut devenir plus compliqué si plusieurs participants ne respectent pas la prise de parole des autres collaborateurs. Un nombre trop important de participants à un brainstorming, c’est également prendre le risque que certains d’entre eux s’effacent et n’exposent pas leurs idées.
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Le nombre de participants pour un brainstorming est à réfléchir bien en amont…
Il ne faut pas oublier également de prendre en compte le profil des participants. Pourquoi ? Car une session productive et efficace passe également par intégrer des profils variés de personnes volontaires et disponibles.
Travailler à plusieurs
Glowbl offre un service permettant à 10 personnes maximum de pouvoir utiliser la visioconférence en même temps pour être vues et entendues par toutes les participants connectés.
Définir le rôle de chacun
Nous avons fait le choix de ce nombre car il est rare que l’on soit plus de 10 à pouvoir réagir au même moment au sein d’un brainstorming.
Cela n’empêche pas d’accueillir plus de participants qui seront en mesure d’envoyer des commentaires par chat ou en faisant savoir qu’ils veulent prendre le micro.
A l’image de la vraie vie, un autre participant prendra l’initiative de laisser sa place en donnant le micro virtuel à son collègue.
